Les motifs pour externaliser les services généraux sont nombreux : optimisation des coûts, choix stratégique, valorisation du métier, recherche de compétitivité… Avant de concrétiser la contractualisation, des démarches préalables devraient être considérées. En effet, il s’agit d’un engagement stratégique du prestataire et d’une longue relation de partenariat. Il est indispensable de passer toutes les étapes suivantes :
Fixer les motivations et préciser les objectifs
La première étape consiste à connaître les motifs qui poussent l’entreprise à recourir à l’externalisation des services généraux ou bpo entreprise en anglais. Cette démarche permet d’analyser le contexte dans lequel l’entreprise est engagée, de déduire ses besoins et d’avoir une visibilité à long terme de ses objectifs. Les motifs peuvent être organisationnels, stratégiques, financiers ou opérationnels.
Définir le champ d’application de l’externalisation des services généraux
Quand l’entreprise connaît ses objectifs, il est plus facile de réfléchir sur le domaine d’application et sur la faisabilité du projet d’externalisation. C’est durant cette étape que l’on peut déterminer les services ou les tâches à externaliser ou que l’entreprise peut sous-traiter. Il y a lieu également de considérer les risques et les contraintes pour mieux maîtriser le processus. La connaissance des risques permet de savoir si l’enjeu en vaut la peine. L’impact final oriente les décisions.
Impliquer tous les acteurs concernés :
L’efficacité de l’externalisation dépend de l’implication de tous les acteurs : actionnaires, les services concernés, les salariés, les organes opérationnels et de contrôle. La décision finale revient aux décideurs et à l’organe de conseil, mais la participation de chacun est un garant même symbolique de la réussite du processus. Il y aura probablement des impacts importuns, mais au moins une balise a été construite.
Choisir le prestataire avec des critères préalablement définis :
L’entreprise ne doit pas minimiser les risques sur tous les plans – fiscaux, financiers, juridiques, opérationnels, stratégiques et se doit d’être vigilant quant au choix du prestataire. L’externalisation implique des transferts d’informations sensibles et précieuses. Elle doit donc être pensée en profondeur pour permettre d’établir une relation de confiance et d’engagement sur le long terme. Les critères de sélection doivent être basés sur des principes fondés sur :
- La flexibilité
- L’engagement qualitatif
- La polyvalence et la compétence
- Le professionnalisme
- Conclure le contrat et entretenir la relation
Dans le processus de contractualisation, la définition des engagements de chaque partie est effectuée. La négociation sur certains points peut être évoquée. La signature marque le début d’un long partenariat.